Entender porquê muitos projectos falham pode ser uma ajuda para conduzir melhor o nosso projecto.
Sabe aquele sonho de implementar um projecto inteiramente do zero? E de toda a dor de cabeça que vem junto? Bem, você não está de todo errado. Uma obra, assim como qualquer grande projecto, requer esforço, foco e muita estratégia. Ao ignorar a meticulosidade dos passos necessários, abre-se uma porta para infortúnios e o fracasso, sempre carregado com uma boa dose de prejuízo. E sabe qual é a chave para ter sucesso em seu objectivo? Definir claramente o escopo do projecto.
O que é um PROJECTO?
Do latim projectum (algo lançado à frente), a palavra projeto designa um conjunto de passos com início, meio e fim, definidos de maneira coesa e estratégica, cujo objetivo é alcançar uma meta previamente estabelecida. Ele é pensado no sentido de prever cada movimento que será necessário, quais tipos de capital (humano, financeiro) vão ser imprescindíveis, que riscos podem surgir conforme ele evolui e como balancear a necessidade e o desejo dentro de um orçamento.
Necessidade VS Desejo
Ao longo da vida, o ser humano precisa de uma série de recursos para sobreviver, como comida, um lugar para dormir e se proteger dos efeitos climáticos, seja através de roupas ou de uma casa. Essas são as necessidades, coisas sem as quais não podemos viver. Conforme as conquistamos, os recursos começam a ser optimizados, o que nos leva a querer adquirir outros bens. Então passamos a olhar para produtos que aguçam nossos sentidos e se confundem com os de necessidade, tornando-se “indispensáveis” ao nosso ver. Esse é o desejo, ou seja, uma vontade persistente e contínua que nos faz comprar itens não essenciais movidos por impulso e uma mistura de sentimentos. Quando falamos em planejamento, é primordial compreendermos a diferença entre necessidade e desejo, já que um é parte essencial do escopo do projecto, enquanto o outro pode ser opcional.
Escopo do Projecto
Bem, para conseguir fugir das tentações e manter o foco na hora de colocar seu plano em prática, é necessário desenvolver e seguir à risca o escopo do projecto, que é como a espinha da sua necessidade. Nele são traçados todos os passos, as pessoas envolvidas, as ferramentas necessárias, bem como prazos e possíveis riscos. É como se preparar para uma maratona: você não começa a fazer isso um dia antes da corrida em si, certo? É preciso pensar com antecedência no tipo de treino que será feito para adquirir fôlego e resistência, na alimentação e nos artifícios mentais que ajudarão sua mente no processo para que não haja desistência. Está na falta dele o porquê muitos projectos falham.
O porquê muitos projectos falham
Simples: porque o planejamento não foi respeitado.
Certo, não é tão simples assim, já que existem muitas variantes envolvidas.
Digamos, por um exemplo, que você seja um recém-casado e busque construir uma casa econômica e moderna. Você também fará tudo por conta própria, então começa a se informar com amigos e família, busca por um terreno que se adeque ao seu orçamento e até contacta um gestor de imóveis por telefone. Está tudo aparentemente dando certo, dentro dos seus propósitos de economia e do que sua família precisa, mas surge a reparação do carro não previsto, as férias de janeiro. Sua autonomia gerencial e financeira cai por terra. Como reverter?
Uma coisa leva a outra e é necessário estar consciente dos erros que provocam a destruição de um projecto. A falta de planejamento já é um prato cheio para o desastre, pois representa falta de atribuição das tarefas aos responsáveis, não estipulação de prazos — que deve ser feita por toda a equipe — e não acompanhamento das actividades, o que impede a realização de intervenção em tempo hábil. As alterações devem ser consideradas, o que não pode é o gestor de projectos deixa-las sem verificar se há possibilidade ou se deve “segurar”. É necessário também pensar que o não gerenciamento dos riscos prejudica muito. Quanto antes melhor, porque tempo é dinheiro: se visualizado, o risco pode ser mais facilmente contornado.
A falta de comunicação é uma das principais causas que prejudicam o projecto, visto que impactam nas relações interpessoais (clientes, equipe, terceiros) e intrapessoais (gestor). O gestor falha quando sempre assume que cliente tem sempre razão, dando-lhe espaço para fazer qualquer coisa, e quando não sabe trabalhar em equipe, causando sérios problemas financeiras, gerenciais e estruturais ao empreendimento. É para evitar erros como esses que existe o gestor de projectos, um profissional treinado e habilitado para lidar com todas essas questões e que poderia, por exemplo, auxiliar na construção faseada de uma residência.
1. Falta de compreensão dos requisitos
Um dos principais desafios na definição do escopo do projeto é a falta de compreensão adequada dos requisitos do cliente. Muitas vezes, os donos de obra têm dificuldade em articular claramente o que desejam, e os gerentes de projetos podem falhar em obter informações detalhadas o suficiente. Isso pode levar a lacunas de comunicação e a uma definição inadequada do escopo do projeto. Quando os requisitos não são compreendidos corretamente, as entregas finais podem não atender às expectativas do dono da obra, resultando em um projeto fracassado.
2. Escopo mal definido ou em constante mudança
Outro fator que contribui para o fracasso do projeto é um escopo mal definido ou em constante mudança. Quando o escopo não é claramente estabelecido no início do projeto, torna-se difícil determinar os limites do trabalho e o que está dentro ou fora do escopo. Isso leva a confusões, retrabalho e aumento dos custos. Além disso, se o escopo está em constante mudança ao longo do projeto sem um controle adequado, a equipe pode perder o foco, os prazos podem ser comprometidos e os recursos podem ser mal alocados.
3. Expectativas irrealistas
Expectativas irrealistas também podem impactar negativamente o escopo do projeto. Muitas vezes, os projetos são planejados com cronogramas e orçamentos impraticáveis. As partes interessadas podem ter expectativas pouco realistas em relação ao que pode ser alcançado dentro de um determinado prazo ou orçamento. Isso leva à pressão sobre a equipe do projeto, que pode ser forçada a cortar cantos, ignorar etapas importantes ou entregar um produto final insatisfatório.
4. Falta de gerenciamento de mudanças
Mudanças inevitáveis podem surgir durante a execução de um projeto. No entanto, a falta de um processo estruturado de gerenciamento de mudanças pode ter um impacto significativo no escopo do projeto. Sem um controle adequado sobre as mudanças solicitadas, elas podem se acumular e afetar negativamente a entrega final. O escopo pode se expandir além do planejado originalmente, levando a atrasos, aumento dos custos e diminuição da qualidade.
Construção Faseada
A construção faseada é planejamento residencial que explicita as etapas da obra passo a passo. Um bom gestor de projectos pode guiar seu cliente através dessa jornada. Entre alguns dos degraus que compõe a escalada temos: a Fundação, que varia conforme o tipo de solo, existência de água, número de pisos e representa a fase mais importante, pois é a base; Estrutura, com pilares, vigas e laje, sempre respeitando o que foi feito na base; Alvenaria, ou seja, as paredes e aberturas para janelas e portas; Tecto e Cobertura; Caixilharia, que consiste na montagem de portas, janelas, fechaduras; Eletricidade e Hidráulica, relacionadas à tubagens, tubos e fio, entre outros; Louças, os espelhos, metais sanitários, pias e balcão; Revestimento, Impermeabilização, rebocos, pisos e revestimentos; e Arranjo Exterior, com muro de vedação, jardim, piscinas, churrasqueira.
Tudo isso… Por onde começo?
Bem, se você decidiu embarcar nessa viagem sozinho, achamos que esse material pode te ajudar. Mas se você percebe que talvez não tenha tempo e estrutura emocional para realizar tudo por si, é interessante pensar na figura do gerenciador de projectos, um profissional preparado para ajudar a equilibrar riscos, contratempos, desejos e necessidades com sua meta. Existem milhares de dicas, como construção faseada e casa econômica. Reflita sobre seu orçamento, as economias feitas, a forma como pode realizar e negociar os pagamentos. Enfim… Precisa estar preparado! Afinal de contas, lar é um templo. Você não quer que os ruídos atrapalhem sua paz, certo?
E lembre-se de definir claramente o escopo do seu projecto, em função das suas necessidades e budget, e pensar nos desejos se tiver budget sobrando, pois consideramos que boa parte dos projectos falham antes de se tornarem projecto, no ante-projecto ou definição do escopo.
